人在会中游

邹轶君

不忘初心。开会的目的是什么?我想有这么几点:一是达成共识,统一思想;二是解决问题,商量对策;三是总结过去,展望未来。

会议形式很多种,日常工作中接触最多的是工作会议。工作会议同样包含多种目的,从而有不同的开法,有不一样的解决方案。但是无论怎么开,都不能为开而开,偏离初心。当开会远离了最初的目标而只是成了形式,便就没了开会的意义,正面的说是不需要再开了,反面的说是开了也没用。就算是一整天都开会,只要是瞄准目标的,会有成果,累着肉体,累着脑子,不会累心。但把会开好并不容易,因为很容易就“跑偏”。

开会要讲实效,否则心就累了。每天游走在各种会场,能感觉到会议的差别,时有遇到1个小时的会议其实只需存在1分钟,于是剩下的59分钟,身体被囚禁,精神已出离。那1分钟的存在,有可能也不是会场必须的。

会前沟通尤为重要。开会实质就是一种沟通。伴随沟通的畅通,有些会议会自然消失,被执行了替代程序。沟通的各方假如都做好的准备,默契的在不刻意的场合便达成了一致,会议最多也就成为通报的场合。实质性的沟通,已经在非会议场合解决,于是开会就不再是必要环节。有时候除了沟通、默契以外,权力、关系也能在一定程度上取代会议。家里两口子商量点事情,顺嘴就说了,并不需要会议的形式。

有些会不得不开,即使已有过充分沟通,也还是需要会议的程序,或者会议的仪式性。不得不开,就得好好开。首先,是建立规则,程序上组织妥当,并告知所有的参会人。其次,是做好各种会议准备,哪怕是很简单的会,也得充分准备。时间、地点、参会人员是最起码应要通知到位的。同样基础且更重要的是会议议题和会议的主要内容,包括提前的当面通气,不过实际上这方面在日常的工作会议中普遍欠缺。很多工作会议,往往是坐上了会议桌才知道要讨论什么。这种情况下,信息极不对称,准备极不充分,要么是组织会议的人在“唱独家戏”,要么是引发激烈的争执或达不成一致,会议效率低下,无论如何会议也得不到应有的效果。但也不能排除组织者就是为了开而开,把会议当成“武器”,自然就不需要提前展示那么多信息了。还有,是会议的议题要明确,列好了一二三,就是讨论一二三,不应该多出来讨论四五六。

越高级的会,感觉越重要的会,开的越好,然后逐次下落。平日的会议,效果堪忧。日常的工作会议,面对的最多,也是组织发展的基础。总而言之,从整体效率而言,整体经济性而言,一是参会人员信息对称,二是参会人清楚自己在会上的任务,三是要聚焦主题不偏离,四是好的会议主持人。

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