把财务工作外包出去

  • 2013-05-04
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一、 外包是靠谱的趋势

1.      外包的广泛应用

似乎几十年前就开始有了那种专门给好多组织提供某一领域服务的公司,这源自于有很多公司希望把自己非主营的业务,或者常规性的工作甩出出去,集中力量搞更重要的事情。外包服务便就这样产生了。

当前能外包的东西很多,加工制造最常见,也应该是说到外包最先想到的。除此之外,比如客户关系管理、礼品设计、服务器空间、软件开发、审计等。随着外包服务的发展,也应运而生了很多精于某个细分市场的服务供应商,为所在的领域提供专业的服务。

业务外包早已经是一种成熟的模式。

2.      财务外包ing

财务工作的外包同样也比较普遍了。

就大公司来讲,国外不少知名的跨国大公司,已经将公司的部分财务业务,如核算、工资、内审等实行外包,有的甚至为了追求降低成本,将需要耗费人力的业务外包给人员成本低廉的发展中国家。

就小公司来讲,许多公司的业务简单,公司人数不多,甚至可能就一个人。对于财务工作这样相对专业的事情无法独立搞定,聘请专门的财务人员又不值得,于是就会把财务相关的所有业务委托给一家或几家财务记账公司。这些记账公司本身人也不多,但客户的业务并不复杂,几个人能搞定几百个客户。

3.      高校的财务尝试外包

目前,高校中把财务外包的可能没有。就现在高校财务工作面临的压力,想想新的办法,寻找点突破口是有必要的。把部分业务外包出去,值得尝试。

二、 有几条显而易见的优势

外包既然已经被一定程度的推广,特别对于高品质的企业,外包让他们更能集中精力于主营业务。业务外包的优势自是不言而喻的。聚焦到高校财务业务的外包,又有哪些优势呢?简述几条,未必全面。

1.      解决编制的问题

高校说实话是个相对庞大而复杂的组织,一般的高校都占地上千亩,常驻2、3万人,其中各级、各类的学生占了大头,因为培养人才乃高校的最重要功能。培养学生需要教师,最理想的状况当然是一个老是带一个学生,但这样成本很高,所以通常我们提出来一个优质高校的师生比保持在1:16左右比较适宜。不过,现实的状况是,大多数的高校并没有那么多的专制教师,哪怕比率算出来接近1:16,也不排除东拼西凑,一人多嫁的情况。扩招在一定程度上导致了这样的局面,因而各高校在近年来都把引进高水平教学和科研人才放在人才引进的重点,而相对缩紧了高校机关工作人员的聘用,提高了门槛。

虽然随着信息技术的发展,大家都在想办法通过技术手段优化流程,提高效率,在人员投入不增的前提下,完成超量增长的工作。但一方面工作的增量使得业务的负担大的不得了,另一方面,有些工作还是需要人肉完成的。所以,根据现实的情况,仅就高校的财务部门而言,几乎所有高校的财务部门都是忙的没有喘息的时刻。

学校不让增加编制招聘更多的财务工作人员,因为这违背当前高校人才引进的原则,这个无庸置疑。但除了使用信息化手段以外,是不是也可以试试财务业务外包的办法?

比如,相对低端机械的账务处理、财务档案管理、工资发放等业务,很有条件可以外包给专门的服务商,通过签订服务合同,由服务商派遣若干人员入校操作业务,部分业务甚至不用为其准备场地。如此,人是服务商的,高校财务部门不需要聘用正式员工,节约了学校的编制。当然,对于表现优异的也不会关闭正式入校工作的大门。

2.      引入竞争与专业化服务

高校作为有些脱离社会竞争的组织,在管理上的创造力远比不上企业,也远不如自身的教学、科研创新。这种状态也很难改变,因为大环境就是这样的。有没有创造力,最终都是落在人的身上,有了有创造力的人,也就有了创造力,人不行,别的就不用说了。一只鸡就能长2斤,非让它长到10斤重,不现实。

有些工作,不让自己人做,就让外人做,或许还能做的更好些。一项工作,不光让一个人做,让几个人同时做,谁做的好就让谁做。现在做着的,也不能毫无危机感,要给外围的竞争者留下机会,这能激发更大的功效。高校财务部门自身,正是因为体制原因,无法很好的引入竞争,促进竞争,提高效能,那所幸避开这个问题,把竞争扔到外部,让其在外部发生,而把效能抽回来。

找不同的社会化力量帮助我们工作,还能很好的借鉴不同领域、不同组织的优秀经验,提供专业化的服务。专业的财务服务商经过多年的服务,积累了大量的经验,完成了很多去粗取精,去伪存真的过程,有效利用,可以帮助高校财务部门少走弯路。光靠自己琢磨,光靠几个兄弟高校间坐井观天式的调研学习,能有啥大进步?倘若财务主管相对内秀,“世面”便更难以见到了。

3.      降低成本

引入社会化服务会增加运行成本!这样的论点我想是站不住脚的。假设把6个记账岗位实行社会化,记账岗位类似于银行的柜台服务,比较适合外包。6个事业编制的员工假设按10万元每年的收入计算(在北京的高校大概不止这个数),一年的投入是60万元。

财务服务商应该需要评估一下这些工作量,以便安排人员。如果我是这个服务商,正常情况下4个有效率的年轻人应该可以都搞定,最大的成本就是这4个人的薪水。当然我是不会像高校那样对一个记账的岗位聘用硕士毕业生,大体上专科并有会计证就可以胜任。平均每人每年5万元,固定人员成本20万元,加上一些管理费用,以及合理的利润,不低于40万,这事情就能干。成本可是降低了50%的。

除了这种摆明的成本降低,还会带来一些隐形的效果。所以,即使是掏60万,学校应该可以接受。

三、 探讨可行的外包模式

1.      把什么包出去?

除了刚才提到了记账业务,还有几项高校的财务业务是可以外包出去的。最终最理想的状态应该是这样的:保留几个智囊和管理者,具体的工作交给系统和外包服务商。

能够外包的工作,从目前来看应该要具备以下的特点,第一是有明确的规则,灵活度不高的工作,第二是相对机械的,常规化的工作;第三是自身并不专业的工作。按此原则,个人觉得记账、出纳、工资发放、个税管理、收费、财务系统维护等岗位都是适合外包的。

2.      用一种什么样的形式?

外包说起来并不新鲜,或许有不少高校已经开始采用这种模式,具体的形式或许有些差别。大多数的高校采用的人聘用编外人员的形式,这样其实还是学校在与个人打交道,这个到学校财务部门工作的人还是与学校有劳动关系,与正式员工(事业编制或一级人事代理)的员工的差别仅在于编制内和编制外,人还归学校管,不管是好事还是坏事,在合同期内都是学校的人。不干人事工作,表达或许不太清楚,总之核心的问题是,编制外聘用并不是彻底的外包。

高校有些部门(非财务)采用的与专业公司签订服务合同,由专业公司派专人提供服务的形式更值得推荐。通过合同约定服务的内容、方式、时间、预期目标等等。

3.      签订一个什么样的合同?

双方对合同约定的越明确、细致,越有利于未来合同关系的建立和工作的开展。一份平等,对双方都“有利可图”的合同非常重要。我想,如果外包,在合同中应着重考虑下面几个点。一是合同的时间,建议相对长一些;第二是服务人员的配备,在保持稳定的同时尽量满足在素质、能力上的需求;第三是对服务商的考核,需要约定具体又可操作的考核指标,不仅对服务商,也要对服务人员;第四是详细约定双方的权利义务;第五是进入和退出机制,不合格一定要敢于更换,不能像对待不合格的事业编制。

四、 还是会遇到一些障碍

1.      那时的财务人

组织内的旧有势力一定是变革的最强的阻力,任何变革,无论大小,均难接受。不管现状是好是坏,即使听得到对现状的批评,但要换掉那锅煮了几十年的温吞水,就是不可以。

但确实也存在比较显示的问题,原来的人去哪里?所以要选择一个合适的时机,比如选择大批“老人”退休的时候,或者如果用人的矛盾比较突出,可以考虑将现有的人员通过外派二级单位财务部门的方式分散,在校一级财务机构先实行外包。

2.      领导的思维模式

官当的越大,越讲究稳健,尤其是在一个竞争性并不太强地组织内。领导们更多的精力都会投入到各种“平衡”、各种“协调”上。除非遇到相当大的风浪才会设法调整风帆与船舵。不过,决策者们的态度对创新做法的推行影响巨大,特别在高校中,自上而下的推行政策,要比自下而上的鼓动要有力的多。如果是领导想到的好点子、好做法,一定会很快的推行,越大的领导越是如此。但我始终觉得,作为一线的工作者是对工作模式、方法、流程的创新、优化最有发言权的。更为合理的模式是不是应该这样,员工一层一层往上反映创新,通过不同层面的交流、沟通,汇集一个机具操作性的idea(不合理、不可操作的在讨论的进程中就死掉),领导最后根据大原则甄别下是否可行,从而再自上而下的大力推行。现实中,领导能听进去多少,员工有多少自主权呢?反过来,我们的员工,包括中层干部,又有多少脑细胞会死在“创造”上?感觉有点互相指望不上?

3.      靠谱的服务商

如果市面上没有提供这种服务的供应商,那这件事情也是没法做的。即使有一两个这样的服务商,他们能否提供高质量的服务人员,服务人员的素质、能力是否足够胜任,人员是否长期稳定也是风险。

就目前所知,对高校提供这样服务的几乎没有。但为什么就有人给世界500强提供服务呢?根据需求和供给的关系,核心问题的目前的高校,没有一个想到这个需求的。

我们的眼睛就是我们的监狱,而目光所及之处就是监狱的围墙。这么富有哲理的话,我创造不出,是尼采说的,但我看到了后,我的“监狱”就大了。

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