[高校财务管理笔记]-谁来维护高校作为合同甲方的利益

  • 2014-11-20
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合同在经济往来中的重要意义不言而喻。不过高校在这方面的管理力度与市场上的公司相比可以说弱到爆。绝大多数时候,无论是正常的经济往来,或者在发生的经济纠纷后,高校都处于相当被动和吃亏的境地。

合同

知识份子真不善此道么?也有知识份子开过公司的,相当不弱。问题或许就是集中在这么个问题:谁来真正维护甲方的利益?

仅聚焦在签合同这个环节上,把前前后后的其他都先模糊掉。学校作为甲方是个整体。从流程上说,应该有项目负责人、项目管理人、法律、财务等参与到整个流程中。上述提到的角色们其实都代表着甲方,对外都可以叫甲方。但他们都一样么?当然不一样。因为职责不一样,因而对于签合同这件事情的关注点也不一样。

知识分子要是自己当了小老板,那他会集合项目负责人、财务、法律等各种角色,严控各种风险。但在高校如此庞大的体系内,不太可能把事情都集中化管理,绝大多数情况下都分散下去,星辰般得形成个个项目,由项目的负责人作为前线战士处理业务。

如是简单的采购合同,项目负责人更多的会关注遵守一定的采购程序把东西买回来,买回来东西才能干相关的事情。至于怎么买?怎么付钱?对他们来讲自然越简单方便越好。虽然项目负责人会从他们的角度考虑一些风险防范,但并不能太苛求项目负责人在合同的条款上做到多完美,这有些勉为其难,超过体系结构了。

此外,客观的说,一个大的组织中,项目负责人作为与乙方直接面对的,容易形成厉害关系,在组织管理中需要有后端的监督、审核,从整体上防范风险。

更多的风险控制是需要其他的职能部门来处理的。比如,财务部门是必须要审核与财务相关的各种条款的。我的第一份工作中,有个重要的任务就是合同的审查,负责审查合同的财务条款,包括付款条件、合同金额、账户信息等等。那时候我与负责合同法律条款的同事每天都战斗在一起。作为一个典型大笔花钱的甲方单位,我们更愿意主导合同条款的设计,所以我们做了很多格式化的合同文本。其中的条款在法律和财务部门的来回敲打下,都是非常有利于组织的。

从财务这个方面讲,高校的财务部门更代表学校作为甲方的利益。从别的方面,比如法律、项目管理等角度讲,又是其他部门更代表学校作为甲方的利益。这是这个机构设计的结果。

没有人管合同必然不行,因为合同太重要的。由项目负责人和几个职能部门分别管着合同的几个环节是不是就够了呢?可能不太够,因为即使能有很理想的协同合作,也可能只是解决了几个点的问题,只是分别代表了甲方的某方面利益,而未必解决了面的问题,缺少整体性,当然如果协同机制很强,问题会小很多。

另外,除了执行会商、会签的机制外,或许有个最靠谱的、最能代表甲方利益的角色组织上述机制,并负责最后收口,代表学校这个大甲方将更加妥帖。

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